Organisasjon

"Klubben som sjef" er et begrep som beskriver en godt organisert klubb med en struktur som ikke er personavhengig. En godt strukturert klubb som vil beholde og rekruttere frivillige er avhengig av hensiktsmessige ansvarsfordelinger, klare rollebeskrivelser og god økonomistyring. En klubbhåndbok gir en helhetlig oversikt over klubbens struktur og roller

Aksla IL

Klubbens sine kjerneverdiene er INKLUDERENDE - ALLSIDIGE - PROFESJONELLE. Dette skal resultere i visjonen IDRETTSGLEDE FOR ALLE.

Dette verdisettet skal være styrende for hele klubben – vi skal leve etter det og representere det i alle sammenhenger.

Idrettslaget driver med fotball og håndball og har ca 900 aktive spillere, fordelt på 400 håndball- og 500 fotballspillere.

Vi er en av de største fotballklubbene på Sunnmøre med årlig ca 50 lag påmeldt til seriespill og en av fylkets største håndballklubber med over 30 lag i sving.

Klubben har vi ca 40 aktive dommere i begge idretter. For å holde i gang en god og kjekk aktivitet har vi ca 200 tillitsvalgte rundt lagene.

Vårt kjerneområde er kretsen rundt Hatlane Skole og Nørvasund. I Ratvika har vi eget kunstgressanlegg med en 11-er bane og to 7-er baner (nytt 2021) i tillegg til klubbhus.

Aksla IL har stort fokus på aktiviteter og arrangerer årlig kickoff for begge idretter, fotball- og håndballskoler, cup for både håndball og fotball, trenerkurs, dommerkurs, sosiale tiltak og mye mer. I tillegg har vi Telenor Xtra fotballfritidsordning med ca 60 deltagere.

Aksla IL ble som en av de første klubbene i Norge sertifisert som Kvalitetsklubb av Norges Fotballforbund. Kvalitetsklubbkonseptet er en måte å klassifisere standarden på klubbene, basert på et sett med felles kriterier innenfor områdene aktivitet, kompetanse, organisasjon, økonomi, verdiarbeid og samfunnsrolle.

Ratvika 1.februar 2023

Klubbhåndbok

Her finner du Akslas klubbhåndbok

Gå til side

Organisasjonskart

Her finner du hvordan klubben er organisert. Organisasjonskart er vedtatt på årsmøte og oppdatert i 2026. Kartet og planen er et levende dokument. Kvalitetsklubbansvarlig er avsvarlig for oppdatering

Last ned

Økonomistyring

Last ned økonomihåndbok Fullmaktsmatrise finner du her

Årshjul

I Årshjulet finner du alle hendelser og oppgaver som skal gjøres i løpet av et år av alle i klubben

Årshjul

Politiattest

Politiattest-ansvarlig i Aksla IL er Marius Høyen Gjerde.

Mer om politiattester i Aksla

Kvalitetsklubbansvarlig

Kvalitetsklubbansvarlig er en nøkkelperson i Aksla IL. I denne rollen må en sitte i helikopteret og se det store bildet. Vedkommende må sørge for at de ulike rollene og kriteriene er fulgt opp og at de rapporterer i henhold til tidsfrist satt i årshjulet.

Kvalitetsklubbansvarlig er en kontinuitetsbærer som bør ha et lengre perspektiv i rollen. Når en kvalitetsklubbansvarlig ønsker å tre ut av stillingen bør det være en god overlappingsperiode som sikrer at rollen blir godt ivaretatt.

1. Oppgave og ansvarsområde til Kvalitetsklubbansvarlig

Viktige oppgaver for kvalitetsklubbansvarlig:

Være pådriver for å kommunisere hva Norges Fotballforbund legger i god kvalitet i klubbens planverk i praksis
Være klubbens overordnede kontaktperson mot krets og forbund på spørsmål knyttet til Kvalitetsklubb
Følge opp de standarder som er satt i Kvalitetsklubb med tanke på implementering og etterlevelse av klubbens verdiarbeid i praksis
Sette kvalitetsklubbkonseptet på agendaen til styret slik at man etterlever de retningslinjene som er lagt
Være pådriver for å knytte elementene i Kvalitetsklubb til den daglige aktiviteten i klubben
Følge opp og utbedre eventuelle avvik fra kriteriesettet
Være ansvarlig og pådriver for gjennomføring av egenmelding i etterkant av sertifisering

2. Rapportering og oppfølging

En beskrivelse av hvem rollen skal rapportere til, og hvordan personen som har rollen skal følge opp sine oppgaver. Både internt og eksternt. Beskriv også hvor rollen er plassert i organisasjonen.

3. Krav til kompetanse og erfaring

Kvalitetsklubbansvarlig må være en strukturert person som har kjennskap til idrettslaget og frivillighetskulturen. Man må være en god menneskekjenner og en trygg person som kan spille de rundt seg god. Kvalitetsklubbansvarlig bør ha minimum NFF leder 2 kurs.

FIKS og FIKS-ansvarlig

Rollen ”FIKS-ansvarlig” ligger i dag hos daglig leder og har følgende hovedansvarsområder:

Forankring – påse at klubbens ledelse til enhver tid kjenner til alle påkrevde FIKS-oppgaver.

Dette er viktig slik at ledelsen kan legge dette inn i arbeidsbeskrivelser som klubben jobber etter, og dermed legge til rette for at FIKS blir en naturlig del av klubben. Forankring er også viktig for at klubben skal kunne se at FIKS faktisk gjør at klubbhverdagen blir enklere.

Brukeradministrasjon – påse at klubben til enhver tid har personer i klubben med nødvendige ”tilganger” til FIKS. Behovet vil variere, men klubben skal ha følgende tilganger til:

a) To personer i administrasjonen med rettighet som ”Klubbadministrator”. Dette er daglig leder og sportslig leder
b) Alle lagledere (kontaktpersoner) som skal registrere elektroniske kamprapporter med rettighet som ”Klubbruker”

Klubbens krets er ansvarlig for å opprette brukere innunder punkt a).

Brukere med rettighet som ”Klubbadministrator” er ansvarlig for å opprette brukere innunder punkt b).

Brukeropplæring – påse at personer med tilgang til FIKS innehar riktig kompetanse til å utføre påkrevde oppgaver. Dette gjøres i samarbeid med klubbens kretskontor.

fiks.fotball.no

Kommunikasjon - nivå 2

Å arbeide strategisk med kommunikasjon betyr å bruke kommunikasjon som virkemiddel for å nå klubben sin visjon og overordnede mål.

Kommunikasjonsstrategien skal hjelpe klubben fra nå-situasjonen til en ønsket situasjon. Da må klubben være i stand til å beskrive nå-situasjonen og den ønskede situasjon.

En kommunikasjonsjonsstrategi består i hovedsak av tre elementer:

Nå-situasjon: Et klart bilde av hvordan vi faktisk er i dag
Ønsket situasjon: Et klart bilde av hva vi ønsker å være på et gitt tidspunkt i framtiden
Strategiske valg: Tiltak for å komme fra nå-situasjon til ønsket situasjon

I jobben med kvalitetsklubb ønsker man å sette nye standarder for klubben. Når man jobber med endring er det viktig at man har en klar tanke om nå situasjonen og hvor man ønsker at denne endringen skal bringe klubben. I prosessen med kvalitetsklubb får man god veiledning gjennom fotball.no, FIKS og veilederkorpset til kretsen. Likevel er det vesentlig at man har en bevisst tanke om veien videre. Ofte er sentrale personer og grupper som jobber med disse endringene i klubben og det er derfor viktig å forstå hvem klubben er. I kvalitetsklubb setter vi nye standarder for elementære rammer i klubben og dette må kommuniseres med de som er en del av dette. De aktive utøverne, foreldre, frivillige alle som opplever tilhørighet til klubben må sees på som vesentlige når man jobber med kvalitetsklubbkonseptet.

En kommunikasjonsstrategi skal med andre ord vise hvordan klubben kan bruke kommunikasjon for å nå sine mål over en tidsperiode og komme nærmere sin visjon.
Da må vi bl.a. ta utgangspunkt i:

Klubbens/gruppens misjon, visjon og overordnede mål
Klubbens/gruppens oppgaver, tjenester produkter
De individer, grupper, organisasjoner og virksomheter disse målene og oppgavene er rettet mot

KOMMUNIKASJONSPLAN AKSLA IL

Informasjon og kommunikasjon er alltid en krevende øvelse. God nok informasjon og god og ofte nok kommunikasjon må til enhver tid stå på agendaen i et idrettslag. Det gjør det også i Aksla IL.

Kommunikasjon mellom administrasjonen, styret, utvalgene, ressursgruppene og alle lag/trenere/lagledere/foreldre skjer via flere kanaler. Alt fra epost og telefon til sosiale medier og apper. Det er også en direkte kommunikasjon gjennom møter og møteplasser på og utenfor banen.

For tiden (mars 2021) jobbes det med en helhetlig kommunikasjonsplan både i styret og i administrasjonen. Dette arbeidet ferdigstilles sommeren 2021 og da vil det komme mer utfyllende tekst her om temaet informasjon og kommunikasjon.

Frivillighetskontakt - nivå 2

De mange frivillige som utfører store og små oppgaver i klubbens daglige drift og ved arrangementer er en gruppe som er limet i en klubb. Deres oppgaver er viktige i seg selv og jo flere vi er jo mindre blir det å gjøre for hver. En frivillighetskontakt har det overordnede blikket og bidrar til at det er både morsomt og givende å engasjere seg i klubben.

Alle klubber er avhengig av frivillige, og klubbens frivillighetskontakt skal ha et overordnet ansvar for alle klubbens frivillige ved å

Arbeide tett med de andre rollene mot skoleringsplaner
Ha oversikt over de frivillige i klubben med informasjon verv/roller, formell/uformell kompetanse og kontaktopplysninger.
Kvalitetssikre klubbens jobb med registrering av roller i FIKS
Ha oversikt over relevante kurs og samlinger i regi av NFF og andre.
Kartlegge behov, rekruttere inn nye og beholde frivillige i nært samarbeid med valgkomiteen.
Være en pådriver i å bygge et godt miljø for de frivillige.
Implementere klubbens plan for de frivillige
Opprette og vedlikeholde register over alle frivillige i klubben.
Bindeledd mellom styret i klubben og de frivillige. Denne personen bør sitte i styret.

Anlegg - nivå 2

Et godt aktivitetstilbud krever en klubb som har oversikt og kontroll på mange elementer. Et av disse elementene er anlegg. Å ha god forståelse for egen anleggssituasjon samt kunnskap om hvilke prosesser som er avgjørende for å kunne jobbe med anleggsutvikling er viktig for klubben.

Hensikten med dette kriteriet er å skape forståelse for forholdet mellom tilbud og fasiliteter. Dersom man ønsker å legge til rette for mer aktivitet men er hindret fra dette på bakgrunn av klubbens anleggssituasjon er det avgjørende at klubben jobber strategisk.

Først kommer den grunnleggende forståelsen av egen organisasjon som beskrevet i veiledningen til organisasjonskartet. Videre kommer forståelsen for hvordan klubben videre skal forholde seg til andre interessenter på området.

Her er det viktig at klubben benytter seg av den fagkompetansen som befinner seg i norsk idrett.