Organisasjon

"Klubben som sjef" er et begrep som beskriver en godt organisert klubb med en struktur som ikke er personavhengig. En godt strukturert klubb som vil beholde og rekruttere frivillige er avhengig av hensiktsmessige ansvarsfordelinger, klare rollebeskrivelser og god økonomistyring. En klubbhåndbok gir en helhetlig oversikt over klubbens struktur og roller

Aksla IL

Klubbens har et verdisett der kjerneverdiene er INKLUDERENDE - ALLSIDIGE - PROFESJONELLE. Dette skal resultere i visjonen IDRETTSGLEDE FOR ALLE. Dette verdisettet skal hele klubben både etterstrebe og leve etter samt fronte i alle fora

Idrettslaget driver med fotball og håndball og har ca 900 aktive spillere, fordelt på 400 håndball- og 500 fotballspillere.

Vi er en av de største fotballklubbene på Sunnmøre med årlig ca 50 lag påmeldt til seriespill og en av fylkets største håndballklubber med over 30 lag i sving.

Klubben har vi ca 40 aktive dommere i begge idretter. For å holde i gang en god og kjekk aktivitet har vi ca 200 tillitsvalgte rundt lagene.

Vårt kjerneområde er kretsen rundt Hatlane Skole og Nørvasund. I Ratvika har vi eget kunstgressanlegg med en 11-er bane og to 7-er baner (nytt 2021) i tillegg til klubbhus.

Aksla IL har stort fokus på aktiviteter og arrangerer årlig kickoff for begge idretter, fotball- og håndballskoler, cup for både håndball og fotball, trenerkurs, dommerkurs, sosiale tiltak og mye mer. I tillegg har vi Telenor Xtra fotballfritidsordning med ca 60 deltagere.

Aksla IL ble som en av de første klubbene i Norge sertifisert som Kvalitetsklubb av Norges Fotballforbund. Kvalitetsklubbkonseptet er en måte å klassifisere standarden på klubbene, basert på et sett med felles kriterier innenfor områdene aktivitet, kompetanse, organisasjon, økonomi, verdiarbeid og samfunnsrolle.

Ratvika 1.februar 2023

Følg oss på Facebook og Instagram

Klubbhåndbok

Her finner du Akslas klubbhåndbok

Organisasjonskart

Her finner du hvordan klubben er organisert. Organisasjonskart er vedtatt på årsmøte 1.mars 2019. Kartet og planen er et levende dokument. Kvalitetsklubbansvarlig er avsvarlig for oppdatering

Økonomistyring

18.august, 2020

Årshjul

Her finner du alle hendelser og oppgaver som skal gjøres i løpet av et år av alle i klubben

JANUAR:	FRIST:	KOMMENTAR:	ANSVARLIG:
Kontrollere/ oppdatere medlemsregister for laget (inkl. roller)	25.1.	Ved spørsmål, ta kontakt med daglig leder	Lagledere
Levere inn lagsregnskap for året	15.1.	Veiledning	Lagledere
Levere behovsliste/ drakter til materialforvalter	31.1.	Skjema draktbestilling	Lagledere
Påmelding til seriespill	25.1		Sportslig leder fotball
Informere lagets medlemmer om klubbens ryddedugnad og sette opp vakter gjeldende uker		Vaktliste pr lag	Daglig leder
Lagspåmelding ungdom / Voksen	25.1		Sportslig leder fotball
Posisjonsskole, håndball		Hatlane-hallen	Sportslig leder
Gjennomgang sportsplaner		Håndball og fotball	Sportslig utvalg
Tilstandsrapport, klubbhuset		Gjennomgang status huset	Leder, huskomiteen

FEBRUAR:	FRIST:	KOMMENTAR:	ANSVARLIG:
Sammenstille lagenes lagsregnskap		Adm.sekr. sjekker status kontinuerlig	Styret/ økonomi
Medlemskontingent sendes ut til alle medlemmer	25.2.	Forfall 14. dager	Daglig leder
Informere evt. nye roller i laget om å levere politiattest	1.2.	Info om politiattest Politiattestansvarlig: Marius Høyen Gjerde	Lagledere
Sende inn bidrag til årsmelding	15.2.	Lage standarddok. som fylles ut Sette frist samtidig med regnskap???	Lagledere
Utdeling av drakter (ref. behovsliste levert i januar)	15.2.		Daglig leder
Klubbdommerkurs		Obligatorisk for alle spillere over 14 år	Dommeransvarlig
Forberede TINE Fotballskole		Sende ut påmeldinger Arrangere instruktører	Sportslig leder fotball
Tare Vintercamp	uke 8	Gratis fotballskole i SBM arena	Daglig leder

MARS:	FRIST:	KOMMENTAR:	ANSVARLIG:
Årsmøte			Styret
Gjennomgang treningstider, fotball			Sportslig leder fotball
Klubb-dugnad (mars/ april)		Forberede og gjennomføre klubbdugnad mars/ april (før Kick off og seriestart, fotball) Alle lag oppfordres til å delta!	Anleggsleder/ daglig leder
Sette opp kioskvakter ihht lister fra kioskansvarlig		Vaktliste pr lag	Lagledere, fotball
Sette opp vaktlister kiosk april-juni			Daglig leder
Kontrollere/ oppdatere medlemsregister for laget (inkl. roller)	25.3.	Ved spørsmål, ta kontakt med daglig leder	Lagledere
Fakturering Treningsavgift Vår	17.3.	Forfall 27. mars	Daglig leder
Oppstart 1.klassinger		Felles foreldremøte, klubbhuset	DL og Trenerutvikler
1.gangs purring Medlemskontingent	10.3.	Forfall 20.3.	Daglig leder
1.gangs purring Treningsavgift Vår	31.3.	Forfall 10.4.	Daglig leder
Møre Cup	uke 11	200 lag i SBM arena - alle på fotball må bidra	Daglig leder
Status anlegg		Mål, bane, ballfangernett, maskinpark og utstyr klargjøres osv.	Anleggsleder
Gjennomgang brannturiner		Sjekk av utstyr og rømningsveier	Leder huskomiteen

APRIL:	FRIST:	KOMMENTAR:	ANSVARLIG:
Kick-off, fotball	Medio april	Kiosk: J/G14 år	Arr.komite, fotball
Faktura kommer for trening i Sparebanken Møre Arena (jan.-apr.)		Oversikt priser	Adm.sekr.
Jugendcup håndball (april eller mai)		NB! Når starter forberedelsene? Påmelding?	Sportslig leder håndball
Organisere og gjennomføre klubb-dugnad	Før Kick-off		Anleggsleder
Gjennomgang trenerkontrakter, håndball			Sportslig leder
2.gangs purring Treningsavgift Vår	15.4.	Forfall 24.4.	Daglig leder

MAI:	FRIST:	ANSVARLIG:
Sende ut påmeldinger Telenor Xtra FFO
Søknadsfrist kommunen (treningstider i hall/ gymsal)
Refusjon Cup-avgift, håndball
Påmelding seriespill, håndball
Rekruttere nye kull, FFO		FFO-leder

Samle inn drakter fra lagene	31.5.	Lagledere, håndball

JUNI:	FRIST:	KOMMENTAR:	ANSVARLIG:
Når forberede håndballskole, høstferien/ halltid ol.
Svarbrev til Telenor Xtra FFO		Sende bekreftelse til de som har meldt seg på om de har fått plass eller står på venteliste
TINE fotballskole		Første uke etter skoleslutt
Fakturering TINE Fotballskole		Følge opp de som ikke ligger inne i SuperInvite	Daglig leder
Informere om oppstart høsten og evt. aktiviteter som skjer i august	15.6.	Informere i forkant slik at høsten ikke kommer overraskende =) Særlig om det skjer noe før skolestart.	Lagledere
Stenge huset før ferie	30.06.		Leder huskomiteen

AUGUST:	FRIST:	KOMMENTAR:	ANSVARLIG:
Levere behovsliste/ drakter og utstyr til materialforvalter	31.8.	Skjema for bestilling	Lagledere
Oppstart nye lag/ nye kull			Daglig leder
Oppstartsmøte nye kull, håndball/ fotball		Invitasjon itl foreldremøte
Fakturering Treningsavgift Høst, fotball	25.8.	Forfall 4. September	Daglig leder
Registrere nye lag, kontaktinfo	asap
Legge inn ønsker om treningstider Sparebanken Møre Arena	31.8.	Oversikt felt og priser Ved spørsmål, ta kontakt med Daglig leder	Lagledere
Alle lag forbereder sine ønsker om treningstider, fotball og håndball	1.8.	Viktige linker	Lagleder
Samle inn info cup'er og turneringer og melde på laget			Lagleder
Sette opp kioskvakter ihht lister fra kioskansvarlig		Vaktliste pr lag	Lagleder
Sette opp vaktlister kiosk august-november			Kioskansvarlig
Informere lagets medlemmer om klubbens ryddedugnad og sette opp vakter gjeldende uker		Vaktliste pr lag Oppsett: adm.sekr.	Lagledere, fotball
Sette dato for foreldremøte/ høst			Lagledere
Kontrollere/ oppdatere medlemsregister for laget (inkl. roller)	31.8.	Ved spørsmål, ta kontakt med daglig leder	Lagledere
TINE Fotballskole		Siste uke før skolestart
Oppstart FFO		Følger skoleruten	FFO-leder
Fakturering TINE Fotballskole		Følge opp de som ikke ligger inne i SuperInvite
Banebok, fotball ferdigstilles		Samkjøres med treningstider håndball/ fotball	Sportslig leder fotball
Klubbdommerkurs		Obligatorisk for alle spillere over 13 år	Dommeransvarlig

SEPTEMBER:	FRIST:	KOMMENTAR:	ANSVARLIG:
Kick off, håndball	Ultimo september		Kick-off-ansvarlig
Laglederforum i regi av klubben		Info fra klubben, inkl. medlemsregistrering.	Daglig leder
Forberede hånd- og fotballskole, høstferien			Sport/marked/admin
1.gangs purring Treningsavgift Høst, fotball	8.9.	Forfall 18.9.	Daglig leder
2.gangs purring Treningsavgift Høst, fotball	22.9.	Forfall 2.10.	Daglig leder
Fakturering Treningsavgift Høst, håndball	29.9.	Forfall 9.10.	Daglig leder

OKTOBER:	FRIST:	KOMMENTAR:	ANSVARLIG:
Klargjøre anlegg for vinter		Plassere vekk mål som ikke brukes , samt sikre ballfangernett, maskinpark ol.	Anleggsleder
HøstCamp	uke 41	Fotballskole i høstferien sammen med Spjelkavik	Sportslig leder fotball
Informere evt. nye roller i laget om å levere politiattest	1.10.	Veiledning Ved spørsmål ta kontakt med Politiansvarlig	Lagledere
Forberede Aksla-lotteriet/ premier ol.			Daglig leder/ Marked
1.gangs purring Treningsavgift Høst, håndball	13.10.	Forfall 23.10.	Daglig leder
2.gangs purring Treningsavgift Høst, håndball	27.10.	Forfall 6.11.	Daglig leder
Forberede lagsregnskap for året (leveres inn i januar)	15.1.	Mal lagsregnskap	Økonomiansvarlig pr lag
Gjennomgang trenerkontrakter, fotball			Sportslig leder
Gjennomgang sportsplaner		Håndball og fotball	Sportslig utvalg

NOVEMBER:	KOMMENTAR:	ANSVARLIG:
Aksla-lotteriet, klubbdugnad	Alle spillere skal delta =)	Daglig leder
Sikre fotballanlegget for høststormer (stormsikringer)	Mål, bossbøtter, løse skilt, ballnett	Anleggsansv.

DESEMBER:	FRIST:	KOMMENTAR:	ANSVARLIG:
Oppdatere årshjul, lagsnivå		Hvilke aktiviteter man skal være med på/ arrangere (sosialt og sportslig), budsjett/ inntektsdugnader for laget, samt sette opp dugnader for klubben (rydding, kiosk, turneringer, Aksla-lotteriet ol.)	Lagleder (sammen med lagets støtteapparatet)

Politiattester

Politiattest-ansvarlig i Aksla IL er Marius Høyen Gjerde

Beskrivelse

Aksla IL jobber kontinuerlig for at idretten skal være et trygt og godt sted for alle medlemmer. Seksuell trakassering og overgrep er straffbart og et fullstendig brudd med idrettens mest grunnleggende verdier og i strid med straffeloven. Norsk idrett har vedtatt at alle idrettslag fra
1. januar 2009 plikter å innhente politiattest for personer som skal utføre oppgaver for laget, som innebærer et tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller mennesker med utviklingshemming.

Hva er en politiattest?

En politiattest inneholder opplysninger om en person for tiden er siktet/tiltalt eller tidligere er ilagt forelegg/dømt for brudd på enkelte bestemmelser i straffeloven om seksualforbrytelser. Aksla IL har ikke anledning til å be personen om å innhente politiattest for andre straffbare forhold.

Hvem omfattes?

Ordningen omfatter alle ansatte og frivillige over 15 år som skal utføre oppgaver som innebærer et tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller mennesker med utviklingshemming. NFFs krav er at politiattesten fornyes hvert tredje år.

Politiattest-ansvarlig Aksla IL oppgaver

Følge opp at idrettslaget følger NIFs retningslinjer og veiledninger for innhenting og håndtering av politiattester
Ansvarlig for å informere alle medlemmene, trenere/lagledere og andre med verv i idrettslaget om ordningen
Ansvarlig for å ajourføre alle personer i idrettslaget som har søkt og levert politiattest. Det skal føres opplysninger om hvilke personer som er avkrevd politiattest, om attesten er fremvist og dato for fremvisningen. Oversikten skal føres elektronisk og oppbevares i idrettslagets administrasjon. Selve attesten beholdes av søkeren.
Ansvarlig for politiattester skal minimum to ganger pr. kalenderår sende ut oversikt over personer med politiattest til styret.
Ansvarlig for politiattester skal minimum to ganger pr. kalenderår (vår og høst) sjekke utløpsdato for levert politiattest, og gi beskjed til personer hvis attest er eldre enn 34 måneder slik at disse kan søke om ny før frist utløper (36 mnd.)

Dokumenter

Veiledning politiattest

Vedlegg til søknad om politiattest.pdf

Rollebeskrivelse politiattestansvarlig

Kvalitetsklubbansvarlig

Kvalitetsklubbansvarlig er en nøkkelperson i Aksla IL. I denne rollen må en sitte i helikopteret og se det store bildet. Vedkommende må sørge for at de ulike rollene og kriteriene er fulgt opp og at de rapporterer i henhold til tidsfrist satt i årshjulet.

Kvalitetsklubbansvarlig er en kontinuitetsbærer som bør ha et lengre perspektiv i rollen. Når en kvalitetsklubbansvarlig ønsker å tre ut av stillingen bør det være en god overlappingsperiode som sikrer at rollen blir godt ivaretatt.

1. Oppgave og ansvarsområde til Kvalitetsklubbansvarlig

Viktige oppgaver for kvalitetsklubbansvarlig:

Være pådriver for å kommunisere hva Norges Fotballforbund legger i god kvalitet i klubbens planverk i praksis
Være klubbens overordnede kontaktperson mot krets og forbund på spørsmål knyttet til Kvalitetsklubb
Følge opp de standarder som er satt i Kvalitetsklubb med tanke på implementering og etterlevelse av klubbens verdiarbeid i praksis
Sette kvalitetsklubbkonseptet på agendaen til styret slik at man etterlever de retningslinjene som er lagt
Være pådriver for å knytte elementene i Kvalitetsklubb til den daglige aktiviteten i klubben
Følge opp og utbedre eventuelle avvik fra kriteriesettet
Være ansvarlig og pådriver for gjennomføring av egenmelding i etterkant av sertifisering

2. Rapportering og oppfølging

En beskrivelse av hvem rollen skal rapportere til, og hvordan personen som har rollen skal følge opp sine oppgaver. Både internt og eksternt. Beskriv også hvor rollen er plassert i organisasjonen.

3. Krav til kompetanse og erfaring

Kvalitetsklubbansvarlig må være en strukturert person som har kjennskap til idrettslaget og frivillighetskulturen. Man må være en god menneskekjenner og en trygg person som kan spille de rundt seg god. Kvalitetsklubbansvarlig bør ha minimum NFF leder 2 kurs.

FIKS og FIKS-ansvarlig

Rollen ”FIKS-ansvarlig” ligger i dag hos daglig leder og har følgende hovedansvarsområder:

Forankring – påse at klubbens ledelse til enhver tid kjenner til alle påkrevde FIKS-oppgaver.

Dette er viktig slik at ledelsen kan legge dette inn i arbeidsbeskrivelser som klubben jobber etter, og dermed legge til rette for at FIKS blir en naturlig del av klubben. Forankring er også viktig for at klubben skal kunne se at FIKS faktisk gjør at klubbhverdagen blir enklere.

Brukeradministrasjon – påse at klubben til enhver tid har personer i klubben med nødvendige ”tilganger” til FIKS. Behovet vil variere, men klubben skal ha følgende tilganger til:

a) To personer i administrasjonen med rettighet som ”Klubbadministrator”. Dette er daglig leder og sportslig leder
b) Alle lagledere (kontaktpersoner) som skal registrere elektroniske kamprapporter med rettighet som ”Klubbruker”

Klubbens krets er ansvarlig for å opprette brukere innunder punkt a).

Brukere med rettighet som ”Klubbadministrator” er ansvarlig for å opprette brukere innunder punkt b).

Brukeropplæring – påse at personer med tilgang til FIKS innehar riktig kompetanse til å utføre påkrevde oppgaver. Dette gjøres i samarbeid med klubbens kretskontor.

https://fiks.fotball.no/

Kommunikasjon - nivå 2

Å arbeide strategisk med kommunikasjon betyr å bruke kommunikasjon som virkemiddel for å nå klubben sin visjon og overordnede mål.

Kommunikasjonsstrategien skal hjelpe klubben fra nå-situasjonen til en ønsket situasjon. Da må klubben være i stand til å beskrive nå-situasjonen og den ønskede situasjon.

En kommunikasjonsjonsstrategi består i hovedsak av tre elementer:

Nå-situasjon: Et klart bilde av hvordan vi faktisk er i dag
Ønsket situasjon: Et klart bilde av hva vi ønsker å være på et gitt tidspunkt i framtiden
Strategiske valg: Tiltak for å komme fra nå-situasjon til ønsket situasjon

I jobben med kvalitetsklubb ønsker man å sette nye standarder for klubben. Når man jobber med endring er det viktig at man har en klar tanke om nå situasjonen og hvor man ønsker at denne endringen skal bringe klubben. I prosessen med kvalitetsklubb får man god veiledning gjennom fotball.no, FIKS og veilederkorpset til kretsen. Likevel er det vesentlig at man har en bevisst tanke om veien videre. Ofte er sentrale personer og grupper som jobber med disse endringene i klubben og det er derfor viktig å forstå hvem klubben er. I kvalitetsklubb setter vi nye standarder for elementære rammer i klubben og dette må kommuniseres med de som er en del av dette. De aktive utøverne, foreldre, frivillige alle som opplever tilhørighet til klubben må sees på som vesentlige når man jobber med kvalitetsklubbkonseptet.

En kommunikasjonsstrategi skal med andre ord vise hvordan klubben kan bruke kommunikasjon for å nå sine mål over en tidsperiode og komme nærmere sin visjon.
Da må vi bl.a. ta utgangspunkt i:

Klubbens/gruppens misjon, visjon og overordnede mål
Klubbens/gruppens oppgaver, tjenester produkter
De individer, grupper, organisasjoner og virksomheter disse målene og oppgavene er rettet mot

KOMMUNIKASJONSPLAN AKSLA IL

Informasjon og kommunikasjon er alltid en krevende øvelse. God nok informasjon og god og ofte nok kommunikasjon må til enhver tid stå på agendaen i et idrettslag. Det gjør det også i Aksla IL.

Kommunikasjon mellom administrasjonen, styret, utvalgene, ressursgruppene og alle lag/trenere/lagledere/foreldre skjer via flere kanaler. Alt fra epost og telefon til sosiale medier og apper. Det er også en direkte kommunikasjon gjennom møter og møteplasser på og utenfor banen.

For tiden (mars 2021) jobbes det med en helhetlig kommunikasjonsplan både i styret og i administrasjonen. Dette arbeidet ferdigstilles sommeren 2021 og da vil det komme mer utfyllende tekst her om temaet informasjon og kommunikasjon.

Frivillighetskontakt - nivå 2

De mange frivillige som utfører store og små oppgaver i klubbens daglige drift og ved arrangementer er en gruppe som er limet i en klubb. Deres oppgaver er viktige i seg selv og jo flere vi er jo mindre blir det å gjøre for hver. En frivillighetskontakt har det overordnede blikket og bidrar til at det er både morsomt og givende å engasjere seg i klubben.

Alle klubber er avhengig av frivillige, og klubbens frivillighetskontakt skal ha et overordnet ansvar for alle klubbens frivillige ved å

Arbeide tett med de andre rollene mot skoleringsplaner
Ha oversikt over de frivillige i klubben med informasjon verv/roller, formell/uformell kompetanse og kontaktopplysninger.
Kvalitetssikre klubbens jobb med registrering av roller i FIKS
Ha oversikt over relevante kurs og samlinger i regi av NFF og andre.
Kartlegge behov, rekruttere inn nye og beholde frivillige i nært samarbeid med valgkomiteen.
Være en pådriver i å bygge et godt miljø for de frivillige.
Implementere klubbens plan for de frivillige
Opprette og vedlikeholde register over alle frivillige i klubben.
Bindeledd mellom styret i klubben og de frivillige. Denne personen bør sitte i styret.

Anlegg - nivå 2

Et godt aktivitetstilbud krever en klubb som har oversikt og kontroll på mange elementer. Et av disse elementene er anlegg. Å ha god forståelse for egen anleggssituasjon samt kunnskap om hvilke prosesser som er avgjørende for å kunne jobbe med anleggsutvikling er viktig for klubben.

Hensikten med dette kriteriet er å skape forståelse for forholdet mellom tilbud og fasiliteter. Dersom man ønsker å legge til rette for mer aktivitet men er hindret fra dette på bakgrunn av klubbens anleggssituasjon er det avgjørende at klubben jobber strategisk.

Først kommer den grunnleggende forståelsen av egen organisasjon som beskrevet i veiledningen til organisasjonskartet. Videre kommer forståelsen for hvordan klubben videre skal forholde seg til andre interessenter på området.

Her er det viktig at klubben benytter seg av den fagkompetansen som befinner seg i norsk idrett.